Etkili zaman yönetimi ile üretkenliği artırmak, bir lider için olmazsa olmazdır

Hepimiz çok üretken bir çalışan veya meslektaşla karşılaşmışızdır, aynı zamanda inanılmaz derecede verimsiz biriyle de karşılaşmışızdır.

Bir lider olarak, etkili zaman yönetimini teşvik etmek, ekibinizin, bölümünüzün ve tüm kuruluşunuzun üretkenliğini artırmak için hayati önem taşır. Kendinizle başlayın ve örnek olun. Ekibiniz sizi olumlu bir şekilde üretken olarak görürse (sadece meşgul veya fazla çalışanın aksine), aynı şeyi yapmaları için onlara ilham vereceksiniz.

Bir zaman denetimi ile tamamlayın. Ortalama bir gün, hafta veya ayda zamanınızı geçirdiğiniz katalog. E-postalarda boğuluyor musunuz yoksa bir Zoom aramasından diğerine mi geçiyorsunuz? Toplantılar iletişim için hayati öneme sahiptir, ancak zamanınızı önemli ölçüde azaltabilirler. Her birine gerçekten katılmanız veya başkanlık etmeniz gerekip gerekmediğini ve görevlerin devredilip devredilemeyeceğini veya iletişimin başka şekillerde paylaşılıp paylaşılamayacağını düşünün.

Verimsiz çalışmanın altında yatan bir neden genellikle çok fazla iş üstlenmektir. Fazla çalıştıklarında ve yangınla mücadele ederken kimse elinden gelenin en iyisini yapamaz. Araştırmalar, liderlerin ve işletme sahiplerinin çoğundan daha fazla çalıştığını ve bazılarının haftada 60 saatten fazla çalıştığını gösteriyor.

Ancak bu kadar çok saat çalışmak uzun vadede sağlıklı değil. Ne kadar kararlı olursanız olun, haftanın 50 saatten fazla üretken olamazsınız.

Tükenmişliği önlemek için iş-yaşam dengesini korumak çok önemlidir. Kötü zaman yönetimi stres yaratır, bu da bunalıma, motivasyonsuz hissetmeye ve zayıf karar vermeye yol açar. Daha akıllıca çalışmayı düşünün, daha çok değil. Daha fazla değil, daha az saat çalışmayı düşünün. Bu yılın başlarında dört günlük bir haftanın İngiltere’deki büyük denemesinden elde edilen araştırma azaltılmış saat, çıktı odaklı çalışmanın faydalarını vurguladı.

Kâr amacı gütmeyen 4 Day Week Global, Birleşik Krallık’ın 4 Day Week Campaign ve düşünce kuruluşu Autonomy tarafından yürütülen pilot programda, 60’tan fazla şirket ve yaklaşık 3.000 işçi, altı aylık dört günlük haftalık deneme sürecini işçiler için hiçbir ücret kaybı olmadan tamamladı. Neredeyse her kuruluş, denemeden sonraki dört günlük bir haftaya bağlı kalmayı planladı; şirketler, artan gelir, azalan devamsızlık ve fiziksel ve zihinsel sağlık, egzersiz için harcanan süre ve genel yaşam ve iş tatmininde önemli artışlar bildirdi.

Uyku sorunları azalırken stres, tükenmişlik ve yorgunluk oranları düştü. Son zamanlarda dört günlük bir haftaya başlamış biri olarak, sonuçlara katılıyorum. Hafta boyunca daha fazla dengeye sahip olduğum için çalışma saatlerimde daha odaklı ve üretkenim.

İster ofis ister ev tabanlı olsun, ekibiniz arasındaki çalışma modellerini düşünün. Ekrana bakarak kaç saat harcıyorlar? Birisi bir saatten fazla bilgisayar başındaysa, muhtemelen başlangıçtakinden daha az üretkendir, hata yapma olasılığı daha yüksektir veya konsantrasyonları düştüğü için daha yavaş çalışır.

İşte ekibinizi takip etmeye teşvik etmeniz gereken bazı üretken alışkanlıklar:

1. Düzenli molalar verin: Pomodoro Etkisini kullanın – 25 dakikalık sağlam bir çalışma yapın, ardından beş dakikalık bir ara verin. Kalkın ve gerin ve bir fincan çay yapın – sadece birkaç dakikalığına odak noktanızı değiştirecek bir şey. Ekran süresinden sonra gözlerinizi dinlendirmek için pencereden dışarı bakmak da iyi bir fikir. Bunu üç kez tekrarlayın, ardından 30 dakikalık daha uzun bir ara verin.

Bir e-postayı ifade etmenin doğru yolunu bulmak veya yeni bir kavramı görselleştirmek gibi bir şeyle uğraşıyorsanız, bilgisayardan uzaklaşın ve başka bir şey yapın. Molanız sizi tazeleyecek ve sonrasında sorununuzu daha çabuk çözebileceksiniz.

2. Kurbağayı ye: Önce en zorlu görevinizi halledin. Erteleme. Sadece onu düşünerek zihinsel enerjinizi boşa harcar, dikkatinizi başka görevlerden uzaklaştırırsınız. Sorunu kafa kafaya ele alarak, başarılarınızla gurur duyabilir ve en kötüsünün geride kaldığını bilerek günün geri kalanına devam edebilirsiniz.

3. Yapılacaklar listenizi parçalayın: Her görev çok büyük olduğunda verimsiz hissetmek kolaydır. Basitçe yazmak’raporu bitir‘ listenizde olması, birkaç ay boyunca üzerinin çizilmeyebileceği anlamına gelir. Ancak bunu birkaç saat içinde elde edebileceğiniz ayrı öğelere ayırdığınızı varsayalım, ‘ gibiŞubat ayı verilerini analiz et‘ veya ‘tanıtımı yaz‘. Bu durumda, ilerleme kaydetme olasılığınız daha yüksektir.

4. Doğru çalışma ortamını yaratın: İster ofiste ister evde, çalışma alanınızın düzenli, düzenli ve çalışabilir olduğundan emin olun. Yürürken (sinyaliniz iyi olduğu sürece) iş görüşmeleri yapmak veya ortak çalışma alanını kullanmak gibi, alanınızı ve rutinlerinizi ara sıra değiştirmekten korkmayın. Bir şeyleri değiştirmek üretkenliğinizi ve yaratıcılığınızı artırabilir.

Zamanı durduramaz veya geri alamazsınız. Ama bundan en iyi şekilde yararlanabilirsiniz. Verimli çalışma alışkanlıklarının yanı sıra, gününüze, haftanıza veya ayınıza düzenli rutinler eklemeyi düşünün. Erteleme düğmesine basmamak veya güne minnettar olduğunuz üç şeyi söyleyerek başlamak gibi basit değişiklikler sizin, ekibiniz ve işiniz için büyük bir fark yaratabilir.